Dokumentacja pracownicza kierowcy

Zawód kierowcy jest specyficzny pod względem obowiązującej dokumentacji pracowniczej. Jej zakres jest bowiem o wiele szerszy, niż w przypadku innych pracowników. Przyjrzyjmy się bliżej temu co składa się na dokumentację pracowniczą kierowcy zawodowego oraz w jaki sposób powinna być ona przechowywana.

Każdy pracodawca zobowiązany jest do odrębnego założenia każdemu pracownikowi teczki akt osobowych, prowadzenia ewidencji jego czasu pracy a także dokumentacji płacowej. Ci jednak, którzy w swojej firmie zatrudniają kierowców, muszą zadbać także o inne, charakterystyczne dla tego zawodu dokumenty pracownicze.

Jakie dokumenty niezbędne w kadrach?

Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy, pracodawca jest zobowiązany prowadzić oraz należycie przechowywać wszelką dokumentację związaną ze stosunkiem pracy a także akta osobowe każdego pracownika. Precyzując zapis, do dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy zalicza się dokumenty ewidencjonujące czas pracy, wnioski urlopowe, listę płac wynagrodzeń i pozostałych świadczeń oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzeń do rąk własnych; kartę ewidencji przydziału odzieży, obuwia roboczego i środków ochrony indywidualnej oraz dokumenty potwierdzające wypłatę ekwiwalentu pieniężnego za używanie, pranie i konserwację własnej odzieży i obuwia.

Dokumentacja pracownicza zawierać musi między innymi takie dokumenty, jak:

• związane z ubieganiem się kandydata do pracy (część A), a więc: kwestionariusz osobowy, wszelkie świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, orzeczenia lekarskie i psychologiczne, potwierdzenie sądowe o niekaralności);
• informujące o zatrudnieniu i przebiegu zawodowym (część B);
• dokumenty dotyczące zakończenia stosunku pracy (część C).

Jak widzimy akta osobowe dzielą się na trzy części a ich prowadzenie określone jest Kodeksem Pracy w sposób ogólny oraz Rozporządzeniem Ministra ds. Pracy i polityki Społecznej w sposób szczegółowy.

Obowiązkowym dokumentem jest oczywiście umowa o pracę, zawierająca takie informacje jak: rodzaj pracy, miejsce pracy (w przypadku kierowcy należy podać jak najbardziej szczegółowe informacje na temat miejsca wykonywania pracy przez kierowcę- może to być pewien obszar geograficzny, na którym kierowca będzie realizował swoje obowiązki), wymiar czasu pracy, wysokość wynagrodzenia oraz forma jej wypłaty.

Do teczki pracowniczej powinno trafić także pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z wszystkimi wewnętrznymi dokumentami firmy (jeśli takie są)- na przykład regulaminem pracy czy oceną ryzyka zawodowego. Kolejnym wymaganym dokumentem jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP przez pracownika, potwierdzenie złożonego druku ZUS ZUA oraz oświadczenie pracownika dotyczące odliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy

Dokumenty te mogą być przechowywane w formie papierowej bądź elektronicznej, jednak z zachowaniem ich poufności, integralności, kompletności, dostępności, chroniąc przed uszkodzeniem przez okres zatrudnienia i 10 następnych lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Ponadto w teczce mogą znaleźć się także inne, wyżej nieokreślone dokumenty, które wymaga dany pracodawca.

Kierowca i jego kwalifikacje – obowiązkowe dokumenty

Wspomnieliśmy już, ze zawód kierowcy traktowany jest w pewien sposób szczegółowo i wymagane są dodatkowe dokumenty pracownicze, w szczególności potwierdzające jego kwalifikacje i uprawnienia do zawodu kierowcy zawodowego. Podstawowym dokumentem jest tu oczywiście prawo jazdy, określające poszczególne kategorie pojazdów. Dodatkowo kierowca posiadający kategorię C lub D ma obowiązek przedstawienia pracodawcy świadectwa kwalifikacji zawodowej. Dodatkowo kierowcy co 5 lat muszą odnawiać szkolenia okresowe, przy czym pierwsze szkolenie kierowca musi odbyć w okresie nieprzekraczającym 5 lat od uzyskania kwalifikacji wstępnej. Ponadto przed zawarciem umowy o pracę kierowca musi przejść profilaktyczne lub specjalistyczne (psychologiczne) badania lekarskie, efektem których jest wydanie orzeczenia o zdolności do wykonywania pracy na stanowisku kierowcy.

Kierowca musi także złożyć pracodawcy stosowne oświadczenia- jedno dotyczące wymiaru zatrudnienia lub o nie pozostawaniu w stosunku pracy u innego pracodawcy oraz oświadczenie o przeciętnej tygodniowej liczbie godzin wykonywanych przewozów drogowych lub innego zakresu czynności wykonywanych na podstawie innej niż stosunek pracy lub ich braku.

Niezastosowanie się pracodawcy co do przepisów dotyczących dokumentacji pracowniczej skutkuje odpowiedzialnością prawną i grozi karą grzywny w wysokości od 1 do 30 tysięcy złotych.

Dokumentacja pracownicza jest istotnym elementem związanym z zatrudnieniem pracownika w danej firmie. Szczególnym normom poddani są kierowcy, którzy muszą oprócz podstawowej dokumentacji załączyć także wszelkie dokumenty potwierdzające kwalifikacje oraz uprawnienia do zawodu. Obowiązkiem pracodawcy jest więc skrupulatne zebranie oraz właściwe przechowywanie wszelkich, wymaganych prawem dokumentów.