Ewidencja czasu pracy kierowców zawodowych służy przede wszystkim prawidłowemu rozliczaniu pracowników oraz wypłaty należnego im wynagrodzenia ale pozwala także na monitorowanie, czy nie dochodzi w tym zakresie do wykroczeń, mających duży wpływ na bezpieczeństwo zarówno kierowcy, jak i innych uczestników ruchu. Od lat pojawia się wiele spekulacji na temat tego, czy kierowcy pojazdów poniżej 3,5 tony są zobowiązani do kontrolowania swojego czasu pracy i prowadzenia ewidencji.
Według prawa kierowca kierowcy jest bowiem równy. Wątpliwości pojawiają się zwłaszcza w przypadku kierowców busów i są zapewne spowodowane faktem, iż polskie prawo nie nakłada obowiązku montowania tachografu czy innych urządzeń zliczających czas pracy w pojazdach, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Sytuacja ta jednak nie jest jednoznaczna z tym, iż kierowcy nie muszą kontrolować swojego czasu pracy. Kierowcy busów także podlegają ograniczeniom czasowym, muszą stosować się do zasad czasu pracy oraz odpoczynku, jak i właściwie go ewidencjonować.
Natomiast tym, co różni na przykład kierowcę tira od kierowcy busa to odrębna podstawa prawna. Kierowca tego drugiego nie musi stosować się bowiem do unijnego Rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r., lecz czas jego pracy określany jest przez polską Ustawę z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców. Ustawa ta odnosi się do wszystkich kierowców, zarówno kierowcy ciężarówki, jak i kierowcy busa czy jeszcze innego pojazdu. Ponadto niema znaczenia, jaką formą zatrudnienia objęty jest kierowca- czy pracuje na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie, czy też prowadzi własną działalność.
Czas pracy to okres od rozpoczęcia do zakończeni a pracy przez danego pracownika, obejmujący wszystkie czynności związane z wykonywaniem przewozu drogowego zarówno osób, jak i rzeczy. Nie jest to zatem tylko czas prowadzenia pojazdu, ale także określenie to swoim zakresem obejmuje załadunek i rozładunek oraz nadzór nad nimi; pomoc osobom wsiadającym i wysiadającym oraz nadzór nad nimi; wszelkie czynności spedycyjne; codzienną obsługę pojazdów i przyczep; konieczne formalności administracyjne; utrzymanie czystości pojazdu oraz inne prace podejmowane w celu wykonania zleconego zadania służbowego lub zapewnienia bezpieczeństwa osób, pojazdów i rzeczy. Ponadto do czasu pracy zalicza się czas, w którym kierowca pozostaje na swoim stanowisku w pełnej gotowości do wykonywania zadań.
W tym zakresie kierowcy busów także niczym nie różnią się od kierowców samochodów ciężarowych. Kierowcy, który wykonuje swoją pracy przez co najmniej 6 godzin, przysługuje 15 minut przerwy, wliczanej do czasu pracy. Ponadto w ciągu każdej doby, kierowca ma prawo do czasu wolnego trwającego co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, przy czym może się on odbywać w pojeździe będącym na postoju, o ile posiada on miejsce do spania oraz do co najmniej 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku w każdym tygodniu.
Choć pojazd do 3,5 tony nie musi posiadać tachografu, to cała dokumentacja pozwalająca na monitorowanie czasu pracy kierowcy powinna być przygotowana z należytą starannością. Ewidencja, a więc spis przepracowanych godzin i suma wykonania poszczególnych czynności w ramach stosunku pracy po pierwsze, posłuży do wyliczenia należnemu kierowcy wynagrodzeniu, po drugie, dokumentacja taka podlega kontrolom właściwych organów. Każda więc trasa czy kurs, wykonany nawet „na pusto”, muszą być ujęte w ewidencji.
I choć przepisy nie określają w jaki sposób dokumentacja taka ma być przygotowywana i jakie informacje ma zawierać, podpowiadamy w jaki sposób prowadzić ewidencję czasu pracy kierowcy do 3,5 tony tak, by możliwe było sprawiedliwe wyliczanie wynagrodzenia oraz by wszystko było jasne i czytelne podczas ewentualnej kontroli.
Najlepiej, by dane takie zapisywane były przez kierowcę na bieżąco oraz regularnie przedstawiane przewoźnikowi. Warto ustalić pewien okres czasu, na przykład tygodniowy tak, by odbywało się to systematycznie i rzetelnie oraz formę przekazywanych informacji- może to być przygotowany wcześniej formularz. W ewidencji takiej nie może zabraknąć takich danych, jak chociażby liczby godzin pracy w danej dobie, wykazu godzin nadliczbowych, wyodrębnienia pracy w porze nocnej, praca w dni ustawowo wolne, niedzielę bądź święta, czas pełnionych dyżurów, nieobecności z opisem jej rodzaju i wymiaru, w przypadku pracowników delegowanych- ilość czasu pracy na terytoriach państw, gdzie obowiązują minimalne warunki wynagradzania kierowców w związku z delegacjami.
Prawidłowe ewidencjonowanie oraz rozliczanie czasu pracy kierowców jest czasochłonnym zajęciem zarówno dla samego kierowcy, jak i firmy transportowej w której pracuje. Ponadto trzeba na bieżąco śledzić zmiany prawne, zwłaszcza jeśli firma zleca wiele tras międzynarodowych. Jeśli więc chcemy, by ewidencja przebiegała w sposób prawidłowy, szybki i rzetelny, warto pomyśleć nad powierzeniem tego zadania specjalistycznej firmie, która posiada zarówno niezbędne narzędzia, jak i najnowszą wiedzę i profesjonalnie zajmie się dokumentacją danej firmy.