Jak rozliczać podróże służbowe kierowców?

Praca kierowcy zawodowego w głównej mierze opiera się na spędzaniu czasu przed kierownicą, a więc poza siedzibą swojego pracodawcy. Taką formę pacy w innych zawodach automatycznie uznaje się za podróż służbową bądź delegację, co wiąże się z dodatkowym rozliczeniem pracownika. W przypadku kierowcy zawodowego trudno byłoby jednak uznać każde odpalenie auta za podróż służbową. Rozliczanie czasu pracy kierowcy w podróży służbowej odbywa się na trochę innych zasadach, niż w przypadku podobnych wyjazdów w ramach innych zawodów. Jak więc prawidłowo rozliczać podróże służbowe kierowców?

Podróż służbowa kierowcy – miejsce i czas pracy

Chcąc przystąpić do rozliczania czasu pracy kierowcy, a więc biorąc również pod uwagę jego podróże służbowe, na wstępie należy ustalić, czy taka podróż faktycznie miała miejsce. Odpowiedź będzie uzależniona od zapisów w umowie, dotyczącym określenia miejsca pracy kierowcy. Przyjrzyjmy się tej kwestii nieco bliżej.

Zgodnie z kodeksem pracy podróż służbowa ma miejsce wówczas, gdy pracownik wykonuje określone mu zadania pracownicze poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Ponadto definicja podróży służbowej kierowców określona została w ustawie o czasie pracy kierowców. W umowie z kierowcą powinno być więc jasno określone faktyczne miejsce wykonywania jego pracy tak, by nie było najmniejszych wątpliwości podczas rozliczania czasu pracy i ustalania, czy pracownik wykonywał zwykłą pracę, czy też pracę w ramach podróży służbowej. Niekiedy prawidłowe sformułowanie miejsca pracy kierowcy przysparza wielu problemów, bowiem ciężko jednoznacznie, precyzyjnie i wąsko wskazać obszar, po którym stale będzie się poruszał. Jeśli kierowca rozwozi towar do różnych sklepów na terenie miasta Rzeszów, to w umowie o pracę jego miejsce pracy powinno być określone właśnie jako Rzeszów. Podobny zapis może dotyczyć Unii Europejskiej, dwóch krajów takich jak na przykład Polska i Niemcy czy poszczególnych regionów Polski. Jedynym warunkiem jest faktyczne wykonywanie przewozów na obszarze określonym w umowie a każdy jednorazowy wyjazd poza te miejsca traktowany powinien być jako podróż służbowa.

Co w sytuacji, gdy faktycznie mamy do czynienia z podróżą służbową? Co wlicza się do czasu pracy podczas takiego wyjazdu? A więc kierowcom, którzy odbywają podróż służbową w ramach swojej pracy, do czasu pracy należy wliczyć czas prowadzenia pojazdu, załadunku oraz rozładunku a także ich nadzorowanie, pomocy osobom wsiadającym i wysiadającym, czynności ogólnie określane jako spedycyjne, codziennej obsługi pojazdów oraz przyczep, dopełniania niezbędnych formalności administracyjnych, innych prac podejmowanych w ramach zadania służbowego, utrzymania pojazdu w czystości. Ponadto do czasu pracy należy wliczyć czas niewykonywania pracy, gdy przypada on w harmonogramowych godzinach pracy kierowcy na dany dzień. Podobnie w sytuacjach, gdy pracownik nie wykonuje pracy jednak musi pozostawać w gotowości do ich wykonywania, wówczas to także jest czas pracy, nawet jeśli nie został on ujęty w harmonogramie. Ponadto kierowcy podczas podróży służbowej przysługują przerwy w pracy na takich samych zasadach, jak w przypadku wykonywania normalnych zadań pracowniczych.

Świadczenia należne z tytułu podróży służbowej

No dobrze, zapytamy więc czym się różni się rozliczenie wykonywanych obowiązków pracowniczych w miejscu ustalonym umową a miejscem poza tym obszarem, skoro pracownik realizuje identyczne lub podobne zadania? Otóż podróż służbowa uprawnia do dodatkowych świadczeń, które służą pokryciu kosztów związanych z odbytą podróżą. Są to diety oraz zwroty kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji oraz innych koniecznych i udokumentowanych wydatków. Należy przy tym pamiętać, iż środki te nie są wliczane w podstawę wymiaru składek ZUS oraz podatku dochodowego, zaś przy rozliczaniu kierowców obowiązują przepisy Kodeksu pracy, Ustawy o czasie pracy kierowców oraz Rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Dieta krajowa dla kierowcy

Przysługująca dieta w czasie podróży krajowej to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia pracownika. Nie może być ona niższa niż 30 zł na dobę. Jej wysokość może być oczywiście wyższa, jednak po pierwsze musi zostać określona wewnętrznymi przepisami, po drugie każda wartość wykraczająca poza kwotę określoną w rozporządzeniu, a więc 30 zł, podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. Dieta w pełnej wysokości przysługuje, gdy podróż trwała więcej niż 12 godzin, w połowie wysokości jeśli trwała dłużej niż 8 o krócej niż 12 godzin, jeśli zaś była krótsza niż 8 godzin, wówczas dieta nie przysługuje. Jeśli pracodawca zapewni pracownikowi bezpłatne codzienne wyżywienie, wówczas dieta nie obowiązuje.

Dieta zagraniczna dla kierowcy

Niestety stanowi pewne utrudnienie w rozliczaniu podroży służbowej kierowców, gdyż przepisy o niej stanowiące nie są do końca jasne, pozostawiając pewną swobodę ich interpretacji. Problem pojawia się zwłaszcza w momencie, gdy kierowca wykonuje pracę w kilku państwach, przemieszczając się z punktu do punktu. Dobrą praktyką jest więc szczegółowy zapis w dokumentacji wewnętrznej firmy, dotyczący wypłaty i wysokości diety podczas podróży służbowej zagranicznej.

Dieta w podróży zagranicznej służy pokryciu kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. A więc nawet jeśli pracownik ma zapewniony całodzienne, bezpłatne wyżywienie, to ponadto ma on prawo do diety w wysokości 25%. Wysokość diety zagranicznej uzależniona jest od państwa docelowego i określa ją załącznik do rozporządzenia. Dieta w pełnej wysokości przysługuje, gdy podróż trwa ponad 12 godzin, w połowie wysokości jeśli trwała dłużej niż 8 o krócej niż 12 godzin, jeśli zaś była krótsza niż 8 godzin, wówczas dieta przysługuje w jednej trzeciej wysokości.

Zwrot kosztów noclegu dla kierowcy

To kolejne świadczenie należne kierowcy w związku z odbywaniem podróży służbowej. Maksymalny koszt noclegu nie może wynieść kwoty dwudziestokrotności wysokości diety, a więc 600 zł za dobę podczas podróży krajowej oraz analogicznie kwoty przeliczonej według stawki przypisanej poszczególnym państwom w przypadku podróży zagranicznej. Pracownik ma obowiązek przedstawienia rachunku bądź faktury za usługę hotelową. Jeśli tego nie zrobi, zaś pracownik nie zapewnia noclegu, wówczas pracownikowi przysługuje tzw. ryczałt za nocleg, który wynosi 150% wartości diety w przypadku podróży krajowej lub 25% określonego rozporządzeniem limitu w przypadku podróży zagranicznej. Należy pamiętać także, ze zapewnienie kierowcy możliwości noclegu w kabinie samochodu nie wyklucza pracownika od wypłaty ryczałtu za nocleg.

Jak widzimy, rozliczanie podróży służbowej kierowców nie należy do najłatwiejszych. Tym bardziej, iż odbywa się to zazwyczaj na podstawie wypełnionych przez kierowców kart drogowych, które zawierać mogą błędy czy niejasności. Niemniej świadczenia muszą być wypłacane zgodnie z obowiązującymi przepisami, dlatego gdy mamy z tym trudność warto skorzystać z pomocy ekspertów, którzy rozwieją wszelkie wątpliwości oraz pomogą prawidłowo rozliczyć czas pracy oraz delegacje krajowe i zagraniczne kierowców.